Byte från ett skrivbordsprogram

En import istället för en nystart

Den som hittills har planerat sin församling på en skrivbordsdator har där års av information: vem som är förkunnare, vilken tjänstegrupp personen tillhör, vad personen är kvalificerad för, och programmet för de kommande veckorna. CongPlan läser den informationen från de CSV-exporter som skrivbordsprogrammet självt skapar. Inget behöver installeras, ingen säkerhetskopia behövs, och inget lösenord byter ägare. Importen är byggd för ett specifikt skrivbordsprogram; importguiden (öppnas i en ny flik) namnger det och listar de fyra exporter den förväntar sig.

Vad som hamnar i CongPlan

• Förkunnare med sin tjänstegrupp och sin roll i den, kön, aktiv status, dopstatus, privilegium och pionjärstatus, samt de mötesdelar, tekniska tilldelningar och tilldelningar för tjänsten på fältet de är kvalificerade för.
• Helgprogrammet med de offentliga föredragen och deras talare, oavsett om de kommer från din egen församling eller utifrån.
• Veckoprogrammet med tilldelningarna för mötet Livet och tjänsten som kristen.
• Tekniska tilldelningar som mötesvärdar, mikrofoner, ljud och video, scen och videokonferens.

Du väljer alla exporterade filer på en gång. CongPlan känner igen varje fil på innehållet, så filnamn och ordning spelar ingen roll, och du kan importera bara en del av listorna.

Vad du lägger till själv efteråt

Skrivbordsprogrammet exporterar inte allt. Frånvaro, familjer och egna tilldelningar i helgen registrerar du själv efter importen. Importerade personer skapas som medlemsposter utan inloggning och utan behörigheter: du bjuder in dem i ett separat steg och tilldelar behörigheterna, så att ingen får åtkomst av misstag.

Vad CongPlan medvetet aldrig läser

Exporterna innehåller mer personlig information än ett planeringsverktyg behöver. CongPlan ignorerar födelsedatum, telefonnummer, e-postadresser, adresser, nödkontakter, förkunnarrapporter och familjerelationer. Av dopet behåller det bara om en person är döpt, aldrig datumet.

Ingenting försvinner i det tysta

Sista steget i importen är en resultatskärm. Den räknar vad som skapats och uppdaterats, och den listar i en egen panel allt som medvetet uteslutits: filer som inte hör till importen, egenskaper som CongPlan inte stöder, ej matchade tjänstenummer, personer som skrivbordsprogrammet markerar som flyttade eller borttagna, och poster utanför den valda tidsperioden. Som standard sträcker sig importen bara en begränsad tid framåt, eftersom programmet längre fram ofta ändras igen, och du utökar den perioden själv innan du börjar.

Du kan upprepa importen när som helst. Personer matchas först på sitt id från skrivbordsprogrammet och därefter på namn, så en andra körning uppdaterar samma poster istället för att skapa dubbletter.

Vad som förändras för planerarna

Planeringen sitter inte längre fast på en dator. Alla med en behörighet arbetar på samma aktuella plan, varje förkunnare ser sina egna tilldelningar, registrerar frånvaro och ber om en överlämning utan att ett enda meddelande behöver skickas fram och tillbaka. Det som förut var en export, en utskrift och ett chattmeddelande blir en plan som alltid är aktuell.

Steg för steg, med varje export, varje dialogruta och varje felsökningsfall: se importguiden (öppnas i en ny flik) i dokumentationen.