Planera ljud, video och mötesvärdar

Planerat som en programpunkt, inte som en bisak

Tekniska tilldelningar hanteras separat från programpunkterna men planeras med samma omsorg: CongPlan håller dem nära mötesveckan, kvalifikationerna, tilldelningshistoriken, aktuella konflikter och registrerad frånvaro. Vilka roller som finns bestämmer församlingen genom sina egna mallar – till exempel scen, mikrofoner, mötesvärdar, ljud eller video. I mötesvyn visas de med sitt fullständiga rollnamn bredvid den tilldelade personen, aldrig som en förkortning, så att ordförande, teknisk samordnare och förkunnare alla ser samma bild.

En matris vid skrivbordet, en lista på språng

Schemaläggaren visar mötesveckor och tilldelningsplatser: på en stor skärm som en matris som tar in många veckor och roller på en gång, på en telefon som en lista, så att den tekniska planeringen inte förblir bunden till ett skrivbord. Ett möte som inte finns än förblir synligt som en streckad rad och tar dig till där du skapar det – det kan inte tilldelas förrän mötet finns åtminstone som ett utkast.

Mallar istället för att skriva om allt

Mallar definierar vilka rollnamn och hur många platser som gäller för mötet Livet och tjänsten som kristen och för helgmötet. Församlingens administratörer konfigurerar dem; alla andra tekniska planerare arbetar med resultatet utan att se mallarna själva. Från de aktiva mallarna fyller du i en veckas standardtilldelningar med en enda åtgärd.

Förslag är ett utkast, inte en autopilot

För en period du väljer kan CongPlan föreslå ett schema. Du bestämmer från vilken vecka det ska börja gälla, vilka tilldelningstyper som ska ingå och om befintliga poster får skrivas över; rader utanför de vanliga mötena Livet och tjänsten som kristen och helgmötet lämnas utanför och anger varför. Förslaget hamnar först som en väntande ändring: kontrollera kvalifikation, frånvaro, andra tilldelningar och om fördelningen ser balanserad ut – att spara sker först efter det.

En personväljare som ger sammanhanget

Programpunkter och tekniska tilldelningar använder samma personväljare. Du söker på namn och växlar kandidatkretsen mellan personerna som är utsedda för rollen, samma personer i alla tjänstegrupper och alla. Varje träff tar med sig sina planeringsuppgifter direkt: senaste och kommande tilldelningar, varningar om frånvaro och konflikter samma dag, samt personens planeringskontext.

Kvalifikationer avgör vem som dyker upp

Vem som är behörig för en teknisk tilldelning registreras på personen. Bara kvalificerade förkunnare bör tilldelas motsvarande typ, så aktuella kvalifikationer förbättrar både det manuella urvalet och förslagen. Om någon inte dyker upp där du förväntar dig personen är kvalifikationen första stället att kontrollera – inte ett planeringsfel.