Planifică sunetul, videoul și oamenii de ordine
Planificat ca o parte de program, nu ca ceva secundar
Repartizările tehnice se desfășoară separat de părțile de program, dar sunt planificate cu aceeași grijă: CongPlan le ține aproape de săptămâna întrunirii, de calificări, de istoricul repartizărilor, de conflictele actuale și de absențele înregistrate. Ce roluri există decide congregația prin propriile șabloane – de exemplu scenă, microfoane, oameni de ordine, sunet sau video. În vizualizarea întrunirii, ele apar cu numele complet al rolului lângă persoana repartizată, niciodată ca prescurtare, astfel încât președintele, coordonatorul tehnic și vestitorul văd aceeași imagine.
Matrice la birou, listă pe drum
Planificatorul arată săptămânile și locurile de repartizare: pe un ecran mare, ca o matrice care cuprinde multe săptămâni și roluri deodată, pe telefon, ca o listă, astfel încât planificarea tehnică să nu rămână legată de un birou. O întrunire care încă nu există deloc rămâne vizibilă ca un rând punctat și te duce acolo unde o poți crea – repartizarea devine posibilă abia când există măcar ca ciornă.
Șabloane în loc de scris de la zero
Șabloanele stabilesc ce nume de roluri și câte locuri sunt valabile pentru întrunirea Viața creștină și predicarea și pentru întrunirea de la sfârșitul săptămânii. Ele sunt configurate de administratorii congregației; toți ceilalți care planifică tehnic lucrează cu rezultatul, fără să vadă șabloanele în sine. Din șabloanele active completezi repartizările implicite ale unei săptămâni cu o singură acțiune.
Sugestiile sunt o ciornă, nu un pilot automat
Pentru o perioadă aleasă, CongPlan propune un plan. Decizi de la ce săptămână este valabil, ce tipuri de repartizări sunt incluse și dacă înregistrările existente pot fi suprascrise; rândurile din afara întrunirilor regulate Viața creștină și predicarea și de la sfârșitul săptămânii sunt lăsate deoparte, cu motivul indicat. Propunerea ajunge mai întâi ca o modificare în așteptare: verifică calificarea, absențele, alte repartizări și dacă distribuția pare echilibrată – abia după aceea se salvează.
O selecție cu contextul necesar
Părțile de program și repartizările tehnice folosesc același selector de persoane. Cauți după nume și comuți grupul de candidați între persoanele desemnate pentru acel rol, aceleași în toate grupele pentru serviciul de teren, și toată lumea. Fiecare rezultat aduce cu el imediat datele de planificare: repartizări recente și viitoare, avertismente despre absențe și conflicte în aceeași zi, precum și contextul de planificare al persoanei.
Calificările decid cine apare
Cine este eligibil pentru o repartizare tehnică este consemnat la persoana respectivă. Doar vestitorii calificați ar trebui repartizați la tipul corespunzător, de aceea calificările actualizate îmbunătățesc atât selecția manuală, cât și sugestiile. Dacă cineva nu apare acolo unde te aștepți, calificarea este primul loc de verificat – nu o greșeală de planificare.