Overstappen van een desktopprogramma
Eén import in plaats van een nieuwe start
Wie zijn gemeente tot nu toe op een desktopcomputer plant, heeft daar jaren aan gegevens staan: wie verkondiger is, tot welke velddienstgroep hij behoort, waarvoor hij ingezet kan worden, en het programma van de komende weken. CongPlan leest deze gegevens uit de CSV-exports die het desktopprogramma zelf produceert. Er hoeft niets te worden geïnstalleerd, er is geen back-upbestand nodig, en er verandert geen wachtwoord van eigenaar. De import is toegesneden op één bepaald desktopprogramma; de importhandleiding (opent in een nieuw tabblad) noemt het en somt de vier exports op die hij verwacht.
Wat er in CongPlan terechtkomt
- Verkondigers met hun velddienstgroep en hun rol daarin, geslacht, actieve status, doopstatus, voorrecht en pionierstatus, en de programmaonderdelen, technische toewijzingen en toewijzingen voor de velddienst waarvoor ze ingezet kunnen worden.
- Het weekendprogramma met de openbare lezingen en hun sprekers, of ze nu uit de eigen gemeente komen of van elders.
- Het doordeweekse programma met de toewijzingen van de Leven-en-dienenvergadering.
- Technische toewijzingen zoals zaalwachters, microfoons, audio en video, podium en videoconferentie.
Je selecteert alle geëxporteerde bestanden in één keer. CongPlan herkent elk bestand aan de inhoud, dus de naam en volgorde maken niet uit, en je kunt ook maar een deel van de lijsten importeren.
Wat je daarna zelf invoert
Het desktopprogramma exporteert niet alles. Afwezigheden, gezinnen en eigen toewijzingen in het weekend voer je na de import zelf in. Geïmporteerde personen ontstaan als ledenrecords zonder login en zonder rechten: je nodigt ze in een aparte stap uit en kent de rechten toe, zodat niemand per ongeluk toegang krijgt.
Wat CongPlan bewust nooit leest
In de exports staan meer persoonlijke gegevens dan een planningstool nodig heeft. CongPlan negeert geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, adressen, noodcontacten, verkondigersrapporten en gezinsrelaties. Van de doop bewaart het alleen of iemand gedoopt is, nooit de datum.
Niets verdwijnt stilzwijgend
Aan het einde van de import staat een resultaatscherm. Het telt wat er is aangemaakt en bijgewerkt, en het somt in een apart paneel alles op wat bewust is weggelaten: bestanden die geen deel uitmaken van de import, kenmerken die CongPlan niet ondersteunt, niet-toegewezen dienstnummers, personen die het desktopprogramma als verhuisd of verwijderd registreert, en items buiten de gekozen periode. Standaard reikt de import maar een beperkte tijd vooruit, omdat het programma verderop vaak nog verandert, en je verruimt die periode zelf voordat je begint.
Je kunt de import op elk moment herhalen. Personen worden eerst gekoppeld op hun identificatie uit het desktopprogramma en pas daarna op naam, dus een tweede run werkt dezelfde records bij in plaats van dubbels aan te maken.
Wat er verandert voor de planners
Plannen hangt niet meer aan één computer. Iedereen met een bevoegdheid werkt aan hetzelfde actuele plan, elke verkondiger ziet zijn eigen toewijzingen, geeft afwezigheden door en vraagt om een overdracht zonder dat er ook maar één bericht heen en weer gaat. Wat vroeger een export, een print en een chatbericht was, wordt één plan dat altijd actueel is.
Stap voor stap, met elke export, elk dialoogvenster en elk foutgeval: zie de importhandleiding (opent in een nieuw tabblad) in de documentatie.