Aan de slag met CongPlan

Gemeente aanmaken of uitnodiging accepteren

CongPlan kent geen aanmelding met e-mail en wachtwoord, maar werkt met passkeys en persoonlijke uitnodigings- en apparaatlinks. Staat je gemeente er nog niet bij, dan registreer je die zelf gratis op my.congplan.app/register (opent in een nieuw tabblad). Het formulier vraagt om land, gemeentenaam, taal, je voornaam, achternaam en e-mailadres; daarnaast bevestig je dat je bevoegd bent om de gemeente te registreren en accepteer je de Voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en de Privacyverklaring. Dat doet maar één persoon – iedereen anders komt later via een persoonlijke uitnodiging erbij. Op iPhone en iPad kun je CongPlan ook als app uit de App Store gebruiken; de installatie staat in de handleiding voor de iOS-app (opent in een nieuw tabblad) .

Passkey instellen voordat je begint

Na de eerste aanmelding biedt een installatiehulp de twee stappen aan die nog open staan: meldingen toestaan en een passkey aanmaken. Voor gewoon plannen volstaat aanmelden via link of code. Voor volledige administratie vereist CongPlan dat de lopende sessie met een passkey wordt bevestigd – als beheerder stel je hem daarom in vóór de volgende stappen.

1. Vergadertijden controleren

De vergadertijden sturen bijna alles wat volgt: de planningsperiode, welke vergaderingen en programmaonderdelen er überhaupt bestaan, en welke data een import kan gebruiken. Vul voor de Leven-en-dienenvergadering en de Weekendvergadering weekdag, tijdstip en een geldig-vanaf-datum in. Verandert een tijd later, dan maak je een nieuwe invoer met een toekomstige datum aan in plaats van de bestaande te overschrijven – vergaderingen uit het verleden behouden zo hun oorspronkelijke tijdstip.

2. Taal en land vastleggen

De standaardtaal van de gemeente bepaalt in welke taal gemeentebrede meldingen en de terminologie van de vergaderingen verschijnen; het land beïnvloedt beschikbare velden en formaten. Beide controleer je het best voordat er meer verkondigers bijkomen, want het bepaalt wat iedereen te zien krijgt. Zijn eigen interfacetaal kiest elke verkondiger later toch zelf.

3. Verkondigers aanmaken of importeren

Voordat iemand aan een velddienstgroep, een programmaonderdeel of een taak kan worden toegewezen, heeft hij een ledenrecord nodig. Voor een handvol personen maak je ze een voor een aan; verhuist een hele gemeente over, dan leest de import de CSV-exports van het vorige desktopprogramma in en maakt daaruit de verkondigers en, op wens, het programma van de komende weken. De import vereist de vergadertijden uit stap 1, en een tweede run werkt dezelfde records bij in plaats van dubbels aan te maken – wat wel en niet meekomt, staat onder Overstappen van een desktopprogramma .

4. Velddienstgroepen inrichten

Velddienstgroepen ordenen de verkondigers voor de velddienst en duiken daarna overal weer op: bij de velddienstbijeenkomsten, bij het openbaar getuigenis en in gedrukte groepslijsten. Je maakt elke groep aan, bepaalt de broeder die haar leidt – groepsopziener als hij een ouderling is, anders groepsdienaar – en eventueel een assistent, en wijst de verkondigers toe. Nieuw aangemaakte verkondigers horen aanvankelijk bij geen enkele groep; denk daaraan.

5. Bevoegdheden verdelen

Leg vast wie wat plant voordat het reguliere gebruik begint. Rolvoorstellen zijn het startpunt: een dekt de meeste planners en secretarissen, andere beperken het bewerken tot één type vergadering. Wie alleen de Leven-en-dienenvergadering plant, heeft geen volledige administratie nodig, en een voorzitter die zijn eigen vergadering mag corrigeren, krijgt daarvoor een delegatie in plaats van een brede bewerkingsbevoegdheid.

6. De eerste vergadering plannen

Nu wordt de inrichting voor iedereen zichtbaar. Je opent de volgende vergadering, schakelt de bewerkingsmodus in en wijst de programmaonderdelen toe – CongPlan stelt geschikte verkondigers voor en betrekt daarbij kwalificaties, eerdere toewijzingen, afwezigheden en de planningscontext. Toewijzingen direct in de lijst worden meteen opgeslagen; wijzigingen aan de vergadering zelf bevestig je uitdrukkelijk voordat ze gelden.

7. Verkondigers uitnodigen

Uitnodigingen komen als laatste, wanneer er al iets te zien is – een lege app zonder vergaderingen en toewijzingen is een verwarrende eerste indruk. Je opent een persoon en genereert een uitnodigingslink, een QR-code of een apparaat-installatiecode. Wie de uitnodiging opent, bevestigt naam en gemeente en zit daarmee in de app; uitnodigings- en installatielinks zijn persoonlijk en horen niet doorgestuurd te worden.

Wat daarna komt

Daarmee is de gemeente planklaar. Technische toewijzingen, taken, openbaar getuigenis, de openbare planpagina en het bezoek van de kringopziener richt je in zodra het reguliere gebruik loopt.

Aan de slag: my.congplan.app/register (opent in een nieuw tabblad). Elke stap, met elk dialoogvenster, wordt beschreven in de handleiding Eerste stappen (opent in een nieuw tabblad) in de documentatie.