Geluid, video en zaalwachters in de app

Gepland als een programmaonderdeel, niet als bijzaak

Technische toewijzingen lopen los van de programmaonderdelen, maar worden met dezelfde zorg gepland: CongPlan houdt ze dicht bij de week van de vergadering, bij de kwalificaties, de eerdere toewijzingen, de actuele conflicten en de geregistreerde afwezigheden. Welke rollen er zijn, bepaalt de gemeente via haar eigen sjablonen – bijvoorbeeld podium, microfoons, zaalwachters, geluid of video. In de weergave van de vergadering staan ze met de volledige rolnaam naast de ingedeelde persoon, nooit als afkorting, zodat voorzitter, technisch coördinator en verkondiger hetzelfde beeld hebben.

Matrix aan het bureau, lijst onderweg

De planner toont weken en toewijzingsplekken: op het grote scherm als matrix die veel weken en rollen tegelijk overziet, op de telefoon als lijst, zodat technische planning niet aan een bureau blijft hangen. Een vergadering die nog helemaal niet bestaat, blijft zichtbaar als een gestippelde rij en brengt je naar waar je hem aanmaakt – bezetten kan pas zodra hij minstens als concept bestaat.

Sjablonen in plaats van typwerk

Sjablonen leggen vast welke rolnamen en hoeveel plekken gelden voor de Leven-en-dienenvergadering en voor de Weekendvergadering. Ze worden ingesteld door de beheerders van de gemeente; alle andere technische planners werken met het resultaat, zonder de sjablonen zelf te zien. Uit de actieve sjablonen vul je de standaardtoewijzingen van een week met één enkele actie.

Suggesties zijn een concept, geen automatische piloot

Voor een gekozen periode stelt CongPlan een plan voor. Je bepaalt vanaf welke week het geldt, welke soorten toewijzingen worden meegenomen en of bestaande invoeren mogen worden overschreven; rijen buiten de reguliere Leven-en-dienenvergaderingen en Weekendvergaderingen blijven buiten beschouwing en noemen de reden. Het voorstel komt eerst als openstaande wijziging binnen: controleer kwalificatie, afwezigheden, andere toewijzingen en of de verdeling evenwichtig oogt – opgeslagen wordt pas daarna.

Selectie met de nodige context

Programmaonderdelen en technische toewijzingen gebruiken dezelfde personenkiezer. Je zoekt op naam en schakelt de kandidatenkring tussen de daarvoor bestemde personen, dezelfde over alle velddienstgroepen heen en iedereen. Elk resultaat brengt zijn planningsgegevens meteen mee: eerdere en komende toewijzingen, meldingen over afwezigheden en conflicten op dezelfde dag, en de planningscontext van de persoon.

Kwalificaties bepalen wie verschijnt

Wie in aanmerking komt voor een technische toewijzing, wordt bij de persoon vastgelegd. Alleen gekwalificeerde verkondigers moeten aan het betreffende type worden toegewezen, en bijgehouden kwalificaties verbeteren daarom zowel de handmatige selectie als de suggesties. Duikt iemand niet op waar je hem verwacht, dan is de kwalificatie de eerste plek om te controleren – geen fout in de planning.