Vergadertijden tonen met een QR-code

Eén pagina voor het prikbord

Het openbare weekprogramma is een anonieme pagina met de lopende week en twee weken vooruit. Ze is bedoeld voor een QR-code op het prikbord of een andere gecontroleerde plek van de gemeente, zodat bezoekers vergadertijden en velddienstlocaties zien zonder zich aan te melden. Dat is iets anders dan het persoonlijke agenda-abonnement: de openbare pagina is een link voor de hele gemeente, het abonnement een privéfeed voor één aangemelde gebruiker.

Wat bezoekers zien

De pagina toont de actuele week met een navigatie over de komende twee weken, plus de gepubliceerde midweek- en weekendvergaderingen. Concepten blijven privé. Velddienstbijeenkomsten verschijnen met tijd en locatie, en als er coördinaten voor een treffpunt zijn vastgelegd, ook met een kaartlink. Afgelaste vergaderingen worden als afgelast getoond en niet verborgen. De weken lopen van maandag tot zondag in de tijdzone van de gemeente, en de pagina verschijnt in de taal van de gemeente, niet in de browsertaal van de bezoeker.

Programmadetails staan bewust uit

Standaard staan er op de pagina geen namen. Schakel “programmadetails tonen” alleen in als het gepubliceerde programma daadwerkelijk daar moet staan. De punten zijn dan gegroepeerd in dezelfde rubrieken die ook in de app te zien zijn, en kunnen thema’s, verkorte toewijzingsnamen, technische taken, studieleiders in de velddienst en gekoppelde taken bevatten. Namen worden verkort tot voornaam plus de beginletter van de achternaam, bijvoorbeeld “Maria S.”. Contactgegevens, interne notities, gebruikers-ID’s en toewijzingen buiten het openbare weekprogramma blijven buiten beeld. Bijeenkomsten van anderstalige groepen hebben een eigen vrijgave nodig; de programmadetails alleen publiceren die niet.

Link, QR-code en vernieuwen

Bij de eerste keer inschakelen maakt CongPlan de openbare link aan en toont de QR-code. De link kun je later opnieuw kopiëren en de QR-code opnieuw afdrukken. Heel oude links uit een eerdere versie kunnen soms niet meer volledig worden getoond; vernieuw die eenmaal, en daarna blijven beide acties permanent beschikbaar.

De pagina uitschakelen stopt de toegang, maar wisselt de link niet: een al afgedrukte QR-code werkt weer zodra de pagina opnieuw actief is. Moet een oude code meteen ongeldig worden omdat hij te breed is verspreid, kies dan “link vernieuwen”. Er ontstaat dan een nieuwe link, de oude is meteen dood, en je krijgt een frisse QR-code om af te drukken.

Controleren vóór het afdrukken

Laat de programmadetails uit zolang namen en toewijzingen op de openbare pagina niet uitdrukkelijk gewenst zijn. Druk de QR-code alleen af voor het prikbord waarvoor hij bedoeld is. Vernieuw de link als een code te breed is verspreid of met de verkeerde instellingen is afgedrukt. En kijk na wijzigingen in het plan nog eens naar de pagina, zeker als vergadertijden, velddienstlocaties of programmadetails zijn aangepast.