App: Leven-en-dienenvergadering

Eén vergadering, één plek om te plannen

De Leven-en-dienenvergadering komt elke week terug, en daarmee dezelfde vragen: wie neemt welk programmadeel, wie assisteert, wie dekt de technische taken af en wie is er niet. CongPlan houdt het programma van één vergadering, de toewijzingen en de technische toewijzingen in één verbonden weergave bij elkaar, in plaats van in een document, een spreadsheet en een groepschat die uit elkaar lopen. Hoe hetzelfde plan samenhangt met de Weekendvergadering, de velddienst en de taken staat beschreven in de gedeelde planningscockpit .

Toewijzen met de feiten erbij

Tijdens het toewijzen laat CongPlan zien wat je anders makkelijk mist: de bevoegdheden voor de taak, afwezigheden die op de datum vallen, toewijzingen die de persoon al heeft, de eerdere geschiedenis en actuele conflicten. Conflicten worden gemarkeerd voordat je opslaat, niet pas als de uitdraai op het prikbord hangt. Wie een afwezigheid heeft ingevoerd wordt als afwezig getoond en blijft selecteerbaar, omdat een coördinator soms meer weet dan de agenda – zie Afwezigheden .

Als iemand niet kan

Een toewijzing die niet meer past, vraagt niet om een belrondje. Een overdrachtsverzoek waarschuwt iedereen die voor die taak bevoegd is en in die periode niet afwezig; zij zeggen toe of af, en de taak gaat netjes over naar wie hem overneemt. Wie op die datum afwezig is, wordt niet eens gevraagd. De coördinator volgt alle open verzoeken in één overzicht – zie Overdrachtsverzoeken .

Iedereen weet zijn deel op tijd

Toegewezen personen vinden hun delen in hun persoonlijke plan en krijgen automatisch een herinnering. De herinneringstijden zijn persoonlijk: een week ervoor, de avond ervoor, de ochtend van de dag, een uur ervoor, of een combinatie – zie Herinneringen .

Van plan naar prikbord

Het afdrukcentrum maakt van het actuele plan een afdrukbaar programma, een voorzittersblad, een week- of maandplan, zonder iets over te typen in een tekstdocument. Een gemeente die de tijden ook zonder inloggen leesbaar wil maken, zet het anonieme openbare weekprogramma aan voor de huidige week en een vooruitblik van twee weken, zonder namen erop zolang de gemeente de programmadetails niet bewust inschakelt.