Afwezigheden registreren: periode en planning

Afwezigheden registreren: wie, welke periode

Een afwezigheid registreer je als periode met een begindatum (“Van”) en een einddatum (“Tot”). De begindatum mag niet na de einddatum liggen. Overlapt de nieuwe periode met een bestaande afwezigheid, dan wordt die geweigerd. Iedereen kan de eigen afwezigheid registreren. Voor anderen kan dat met het recht om personen te bewerken, met een smaller recht alleen voor afwezigheden, of als vertegenwoordiger: onder “Afwezigheden namens iemand anders” beheer je de afwezigheden van de personen voor wie je optreedt.

Wat de registratie voor de planning betekent

De suggesties voor technische toewijzingen laten afwezige personen buiten beschouwing. Bij de AI-suggestie geldt dat als harde uitsluiting. In de personenkiezer markeert CongPlan afwezige personen met “afwezig tot …”, zodat je het ziet voordat je iemand kiest. Bij het registreren controleert de app ook of je zelf toewijzingen hebt in die periode.

Bij overdrachtsverzoeken telt het strenger

Overdrachtsverzoeken nemen geen risico: wie op de betreffende datum afwezig is, wordt van tevoren nooit gevraagd. Wordt iemand die al gevraagd is alsnog afwezig gemeld terwijl het verzoek nog openstaat, dan kan die het niet meer overnemen.

Afwezigheden in de agenda

Afwezigheden verschijnen op de agendapagina als eigen soort agenda-item, “Afwezigheden”, en in het agenda-abonnement van de persoon zelf. Zie Agenda-abonnement .

Groepsoverzicht voor groepsopzieners

Er is een chronologisch overzicht “Afwezigheden: [groep]” voor een velddienstgroep. Waar een gemeente dit heeft ingeschakeld, kunnen groepsopzieners en groepsdienaren afwezigheden van de actieve verkondigers in hun eigen groep beheren.