Leben-und-Dienst-Zusammenkunft: die App

Eine Zusammenkunft, ein Ort für die Planung

Die Leben-und-Dienst-Zusammenkunft kommt jede Woche wieder, und mit ihr dieselben Fragen: Wer übernimmt welchen Programmpunkt, wer assistiert, wer deckt die technischen Aufgaben ab, wer ist verhindert. CongPlan hält das Programm einer Zusammenkunft, die Zuteilungen und die technischen Zuteilungen in einer verbundenen Ansicht zusammen – statt in einem Dokument, einer Tabelle und einem Gruppenchat, die auseinanderlaufen. Wie derselbe Plan mit der Zusammenkunft am Wochenende, dem Predigtdienst und den Aufgaben zusammenhängt, zeigt das gemeinsame Planungs-Cockpit .

Zuteilen mit den Fakten vor Augen

Beim Zuteilen zeigt CongPlan, was man sonst leicht übersieht: die Eignungen für die Aufgabe, Abwesenheiten im gewählten Zeitraum, bereits bestehende Zuteilungen, den bisherigen Verlauf und aktuelle Konflikte. Konflikte werden markiert, bevor du speicherst – nicht erst, wenn der Aushang schon am Brett hängt. Wer eine Abwesenheit eingetragen hat, wird als abwesend angezeigt und bleibt trotzdem auswählbar, weil ein Koordinator manchmal mehr weiß als der Kalender – siehe Abwesenheiten .

Wenn jemand ausfällt

Für eine Zuteilung, die nicht mehr passt, braucht es keine Telefonkette. Eine Abgabe-Anfrage benachrichtigt alle, die für die Aufgabe qualifiziert und im Zeitraum nicht abwesend sind; sie sagen zu oder ab, und die Aufgabe wechselt sauber zu der Person, die übernimmt. Wer an dem Datum abwesend ist, wird gar nicht erst gefragt. Der Koordinator behält alle offenen Anfragen in einer Übersicht – siehe Abgabe-Anfragen .

Jeder erfährt seine Aufgabe rechtzeitig

Zugeteilte Personen finden ihre Aufgaben im persönlichen Plan und werden automatisch erinnert. Die Erinnerungszeiten sind persönlich: eine Woche vorher, am Abend davor, am Morgen des Tages, eine Stunde vorher – oder eine Kombination daraus. Siehe Erinnerungen .

Vom Plan zum Aushang

Das Druckcenter macht aus dem aktuellen Plan ein druckfertiges Programm, ein Vorsitz-Arbeitsblatt, einen Wochen- oder einen Monatsplan – ohne dass etwas in ein Textdokument übertragen wird. Wer die Zeiten auch ohne Anmeldung lesbar machen möchte, schaltet den anonymen öffentlichen Wochenplan für die aktuelle Woche und eine Zwei-Wochen-Vorschau frei – ohne Namen darauf, solange die Versammlung die Programmdetails nicht bewusst einschaltet.